全数字化的工作间通常称为“无纸办公室”，这个短语至少可以追溯到1973年。这是一个伟大的设想。不再有成堆的纸，因您根本无法在成堆的纸中发现您要找的东西。不再在成堆的书和报表中翻来翻去，寻找营销信息和销售数字。不再有发错的表格、丢失的发票，重复的登记，不见的支票，或是由于不完整的文书工作引起的延误。
今天我们已经拥有了使这一景象成为现实的所有条件。图形计算和更好的分析工具使得我们可以容易地集成各种各样的数据。高性能联网的PC在办公环境中随处可见。因特网正将PC片与世界连接起来。
现在，即使在一位新雇员被录用之前，他／她就已开始了电子旅行。我们每天收到600～900份求职者从邮局、电子邮件，或是微软的万维网站点上的履历表生成器上寄来的履历表。70％的履历表以电子的方式通过电子邮件或万维网发来，两年前是6％，这一百分比一直在不断增加。我们的软件自动地答复每一份电子方式提交的履历表。我们的招聘数据库位于马萨诸塞州列克星顿的雷斯特拉克，它直接接受我们的万维网上履历表生成器创建的履历表信息；电子邮件提交的履历表经过分析后，把候选人的信息传到雷斯特拉克。从邮局寄来的纸上履历表经过扫描后，转换为能进入数据库的文本。所有的履历表在收到后24～48小时内，与空缺职位进行电子方式的匹配。
人力资源部的专家搜索雷斯特拉克的数据库以发现有希望的候选人，当面或通过电子邮件与招聘经理商议。他们使用调度软件安排求职面试。每一面试人员通过电子邮件得到一份履历表的拷贝和其他的背景性信息。在与候选人会面以后，每一面试人员把他对候选人的意见通过电子邮件发送给人力资源部、招聘经理、其他的面试人员，并向后面的面试人员建议下一步的问题。这种实时的面试信息共享保证了面试人员的工作是以他人的工作为基础，而不是重复他人的工作。例如，一个面试人员也许会建议下一位面试人员应当试探一下，以便更好地了解候选人在团队工作会怎样表现。对于显然要聘用的人，电子邮件警报帮助我们集中我们的时间向新雇员解释为什么微软公司是他们的好选择。
比如，一个叫莎侬·贺洛苇的求职者接受了我们提供的工作。莎侬是一位假想的新雇员，但她在微软的经历是我们每周聘用的85人的经历的典型例子。尽管我们的内部网是针对全球2．8万多名微软雇员的解决方案，但在本例里，我们假设莎侬的故事均基于我们在华盛顿地区的莎侬主园区。
在莎侬到达以前，她的新部门里的一位行政助理在微软的内部网上填好电子形式的“新雇员启动表”，为莎侬要求一个电子语音邮件账号、一个电子邮件账号、办公家具，和一台预装好软件的计算机，以便莎侬一到即能使用。同一表格保证把莎侬加入到公司的电话号码表中，莎侬将收到她的办公室的标示牌，和在她的办公楼里的邮件室得到一个信箱。这一个电子表格直接传到需要处理这些问题的各个部门。电子日志保证所有的一切都有跟踪记录。
莎侬参加了人力资源经理举办的关于公司处理业务和雇员问题的总方针的就职培训后，她和其他的新雇员被领到公司的内部万维网站点，在那里他们满足他们大部分的行政性需求。莎侬连线后查阅雇员手册（此手册不再以纸张形式存在），下载在标准配置之外她需要的任何软件，填好她的电子W－4表。
接下来，莎依使用我们的内部网上一个称为MSMarket的采购工具，订购办公用品、书籍、一块白板和名片。MSMarket自动填好她的姓名，她的电子邮件别名，她的审批经理姓名，以及其他关于这次订购的标准信息。莎侬只需要在几个指明的域上输入这次订购的特定信息。卖主以电子的方式接到她的订单，然后把货送到她的办公室。超过一定数量金额的订单在开始处理之前，需要更多级别的管理审批。我们的电子系统把这份订单表发送给有关人员，以得到一个电子方式的批准。
莎侬访问MicrosoftArchives，Library（微软档案馆，图书馆）和公司的业务通信站点，开始在网上阅读关于微软公司的信息。通过订阅我们图书馆的一项或多项新闻服务，在诸如《华尔街时报》、《纽约时报》、《C网》等出版物的电子版本上，她看到了关于公司和本行业的最新新闻。
当莎侬第一次薪水支票“到来”的时候，她的薪水自动存入了她的活期存款户头，她能在一个保密的内部网页上浏览她的存款确认通知和她的付款存根的详情。当她的银行业务需要变化时，她能在线地改变她的金融机构。
至于出差，莎侬可以使用微软和美国运通公司合伙设计的一个预订工具AXI，在线地预订飞机和旅馆。AXI每周7天，每天24小时都可在线使用，莎侬可直接访问公司谈判好的飞机票价和航班座位信息、一个便宜票价搜索工具、飞机座位图、公司优先选择的旅馆、检查一个航班的状态、或要求提高等级。微软的出差规定作为商务规则嵌入到AXI软件中。任何非标准的出差申请将激活AXI发送一份电子邮件给一位经理审批，差旅费用将以数字方式提交给她的经理做出电子批准。我们将在批准后的三个业务工作日内，以电子方式把报销的金额存入莎侬的活期存款户头。
与公众所感觉的相反，微软员工事实上有着他们在公司之外的生活。莎侬结婚了，在她蜜月之后，在网上输入她的度假时间。当她和丈夫搬进一所新房子后，莎侬通过一个在线表单上报了她的新地址，这一表单自动地把信息传送给所有需要她地址的机构，例如薪水部门、福利部门、管理我们的退休和雇员股票购买权方案的组织。她通过访问我们的内部网得到关于在她的新环境中公共汽车路线和共用汽车的信息。
摘自《未来时速———数字神经系统与商务新思维》
北京大学出版社出版
定价：26元
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